Jak efektywnie zarządzać konfliktem w zespole? [Case study]

Jak wzmocnić kompetencje menedżerskie, aby rozwiązać konflikty w organizacji? 

Opowieść z pewnej fabryki…

Firma produkcyjna Soton (nazwa zmieniona) działa w Polsce od ponad 20 lat. Wprawdzie jest częścią dużego międzynarodowego koncernu, ale posiada całkowitą samodzielność w podejmowaniu decyzji organizacyjnych i kadrowych. Z firmą-matką łączy ją tylko wspólny marketing i międzynarodowa sprzedaż.

Soton produkuje elementy wyposażenia maszyn wykorzystywanych głównie w branży budowlanej. Zatrudnia ok 150 osób. Posiada stosowne certyfikaty jakości i bezpieczeństwa – zarówno w obszarze ISO, jak i norm branżowych, oraz wewnętrzne, korporacyjne standardy organizacji produkcji, pracy i zarządzania. Soton ma swoją siedzibę w niewielkim mieście i stanowi ważny ośrodek zatrudnienia w okolicy.

Nadeszły zmiany

W pewnym momencie w Sotonie połączono stanowiska: pełnomocnika zarządu ds. jakości, szefa zespołu BHP oraz nadzoru nad częścią produkcji. Na to nowe stanowisko zatrudniono osobę z zewnątrz – młodego i ambitnego specjalistę z branży chemicznej. W utworzonym przez niego zespole (4 osoby) znaleźli się głównie nowozatrudnieni specjaliści z zewnątrz, z branż i specjalności zbliżonych do tego, co robi Soton.

Wkrótce coś zaczęło się psuć. Początkowo mówiło się o braku zrozumienia i współpracy pomiędzy zespołem ds. jakości a resztą firmy. Zespół niezłych specjalistów ds. jakości w swoich poprzednich firmach narzucał pewne rozwiązania, które jednak nie do końca pasowały do specyfiki Sotonu. Chcieli dobrze i wiele razy mieli rację, ale treść i forma przekazu zrażały odbiorów i wywoływały konflikty. Wydawało się jednak, że jakoś to będzie…

Wybuchł konflikt

Gdy zbliżał się termin przedłużenia kilku wewnętrznych, korporacyjnych akredytacji, konflikt wybuchł z całą siłą. Soton, zamiast przygotowywać się do „obronienia” normy jakości, zajmował się gaszeniem komunikacyjnych pożarów, łagodzeniem konfliktów i wewnętrznych napięć. Efekt był taki, że jedna osoba z działu ds. jakości ostentacyjnie odeszła z pracy i wyglądało na to, że za chwilę cały ten zespół może się rozpaść…

W zaistniałej sytuacji Zarząd Sotonu zwrócił się o pomoc do DEKRA Polska, która skierowała tam swoich specjalistów z Działu Szkoleń kompetencji menedżerskich.

Pierwsze rozwiązanie – szkolenie z komunikacji

Po dokładnym przeanalizowaniu problemów, konfliktów i możliwości rozwiązań, specjaliści DEKRA zaproponowali przeprowadzenie szkolenia z efektywnej komunikacji oraz współpracy z załogą dla zespołu ds. jakości.

Podczas szkolenia pracownicy działu jakości dowiedzieli się, w jaki sposób otwarcie i bez napięć komunikować ważne oczekiwania związane z normami, jak przekonywać w miękkim, współpracującym stylu, i co robić w sytuacji konfliktowej.

Po szkoleniu specjaliści DEKRA wspomagali przekształcenie nowo zdobytych umiejętności w praktykę zawodową poprzez zdalne konsultacje. Proces zmiany na lepsze wsparto kilkom sesjami mentoringowo-coachingowymi dla szefa zespołu. Pozwoliły mu one zmienić swoją postawę z mocno „narzucającej” na współpracująco-konsultatywną.

Drugie rozwiązanie – warsztaty rozwoju relacji

Przeprowadzone działania zaczęły przynosić efekty, jednak zbyt wolne w stosunku do wyzwań w obszarze jakości i zbliżających się terminów. Zarząd zdecydował się wtedy na wykorzystanie kolejnej propozycji ekspertów DEKRA - warsztaty rozwoju relacji.

Celem przeprowadzenia warsztatów rozwoju relacji było rozładowanie sytuacji konfliktowych oraz stworzenie warunków sprzyjających porozumieniu. W spotkaniu wzięli udział: szef zespołu jakości oraz współpracujący z nim kierownicy kluczowych pionów. Po jego zakończeniu szefowie firmy mieli już pewność, że plan i terminarz przedłużenia certyfikatów nie są zagrożone.

Podsumowanie

Nieporozumienia i konflikty zdarzają się w każdej organizacji. Od poziomu dojrzałości firmy i jej kadry menedżerskiej zależy to, czy uda się je szybko i skutecznie rozwiązać.

Brak odpowiednich kompetencji psychologicznych wśród menedżerów może skutkować m.in. negatywną atmosferą w pracy i dotkliwymi zmianami kadrowymi, spadkiem efektywności realizowanych zadań, opóźnieniami w realizacji ważnych projektów itd.

Na szczęście efektywnej komunikacji ze współpracownikami, rozwiązywania problemów i konfliktów, oraz budowania swojej pozycji w organizacji można się nauczyć.

„Wsparcie Dekry w obszarze rozwiązania konfliktu wokół spraw jakości dało nam przyspieszenie całego procesu i większą pewność, że idziemy w dobrym kierunku, że zdążymy z wszystkim we właściwym czasie. Już od pierwszego kontaktu ze specjalistami Dekry widzieliśmy, że dysponują oni odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, aby nam pomóc w tej delikatnej i słabo znanej materii psychologii relacji międzyludzkich. To się po prostu opłacało” – podsumował szkolenia i warsztaty Prezes firmy Soton.